Oglasno sporočilo

6 korakov za dobičkonosno in agilno digitalno nabavo

Čas branja: 4 min
28.11.2017  04:00
Predstavljamo šest dobrih praks, s katerimi vaše nabavno poslovanje pripomore k maksimizaciji dobička in dolgoročni poslovni uspešnosti
6 korakov za dobičkonosno in agilno digitalno nabavo

Vsak evro prihranka, ki se ustvari pri nabavi, se pozna pri dobičku! Zniževanje stroškov pa je v grobem možno vsaj na tri načine: s cenejšim nabavnim procesom, boljšimi nabavnimi pogoji ali s kupovanjem pri cenejših ponudnikih. Na to zadnje raje ne stavite, saj se lahko z obrestmi vrne prek reklamacij kupcev in izgube ugleda na trgu.

1. Znižajte stroške

Digitalizacija nabavnega procesa lahko skupne stroške nabavnega poslovanja nominalno zniža za do 10 odstotkov. Gre predvsem za odpravo stroškov, povezanih s papirnimi dokumenti, ročnimi delovnimi postopki in slabšim pregledom nad nabavnimi posli. S prehodom na elektronske dokumente in digitalne delovne postopke se stroški dokumentacije znižajo za do 90 odstotkov. Prihranki se skrivajo v odpravi tiskanja pogodb, ponudb in naročilnic za odobravanje oziroma podpisovanje, v odpravi fotokopiranja dokumentov za interne arhive ter znižanju poštnih stroškov.

2. Povečajte učinkovitost

Bistveno večji prihranki se dosežejo s kakovostnejšim delom nabavne službe, ki pa je možno samo ob povečanju učinkovitosti. Zato v nabavi in oddelkih potrebujejo ustrezne informacijske rešitve, ki omogočajo optimizacijo in avtomatizacijo administrativnih postopkov. Z uvedbo elektronskega vodenja pogodb, postopka priprave, potrjevanja in pošiljanja elektronskih naročilnic, elektronskega odobravanja prejetih računov in povezovanja nabavnih dokumentov v elektronske mape (pogodbe, naročila, dobavnice, prevzemnice, CRM, računi, reklamacije ...) se administrativni postopki pohitrijo celo za do 60 odstotkov.

Produktivnost nabavne službe se s tem lahko poveča tudi za 30 odstotkov. S povečano produktivnostjo nabavne službe podjetje podpre rast poslovanja, pridobljene časovne prihranke pa usmeri v raziskovanje trga, iskanje najprimernejših ponudb pri uveljavljenih dobaviteljih, iskanje alternativnih ponudb oziroma dobaviteljev, analizo ponudb, nabavne kalkulacije in pogajanja z dobavitelji.

3. Obvladujte nabavno politiko

Vsi napori za optimizacijo nabavne službe so odveč, če podjetje ne more uveljaviti enotne nabavne politike, s katero bi krotilo stroške. Če se nabava ne izvaja centralno, ampak zanjo skrbijo v posameznih oddelkih, lahko hitro pride do nepreglednosti pri naročanju in nenačrtovanega zvišanja stroškov.

Z uvedbo ustrezne informacijske rešitve podjetja centralizirajo nabavo tako, da so vsi nabavni zahtevki, postopki odobravanja in pošiljanje naročilnic dobaviteljem zbrani na enem mestu – pregledno in sledljivo. Organizacijska politika glede nabave se uveljavlja prek organizacijske sheme, kjer se določajo pravice in odgovornosti uporabnikov glede priprave in potrjevanja naročilnic(limiti, organizacijske enote, stroškovna mesta, tipi naročil, vrste stroškov …). Smiselno je vzpostaviti nabavni katalog ter izboljšati nabavni postopek, predvsem v smeri zagotavljanja celovite informacije ob pripravi naročila dobavitelju (razdelitve na stroškovna mesta, povezava s pogodbami, pripenjanje ponudb in drugih pomembnih dokumentov …). Te informacije služijo v nadaljevanju za nabavni in stroškovni kontroling ter poenostavitev postopka potrjevanja prejetih računov. Nadzor nad naročanjem se lahko doseže še z uvedbo rešitve za budžetiranje, ki opozarja porabnike na prekoračitve mesečnih ali letnih proračunov, opredeljenih s poslovnim načrtom.

4. Pohitritev plačevanja

Z uvedbo elektronskega odobravanja prejetih računov, pri čemer je postopek neposredno povezan z naročilnicami in pogodbami, se čas od prejema do knjiženja skrajša za najmanj polovico! To pomeni, da lahko podjetje uveljavlja dodatne popuste za predčasna plačila oziroma ne plačuje zamudnih obresti in stroškov opominov.

5. Celovite informacije za delo z dobavitelji

Stoodstotni pregled nad zgodovino poslovanja, izpeljanih postopkov in dokumentov nabavnikom zagotavlja popolne informacije za pogajanja. Prednost je tudi v tem, da so informacije o pogodbah, naročilih in računih na voljo v trenutku, ko jih potrebujejo. Ker so njihove nabavne odločitve podprte s pravimi podatki, so tudi boljše in pravilnejše.

6. Kreativno sodelovanje z dobavitelji

Dobavitelj je partner pri doseganju poslovnega uspeha, zato podjetja, ki želijo obvladovati oskrbno verigo, dobavitelje vse bolj vključujejo v svoje poslovanje. Gre za pristope, ki so lahko zahtevni tako s procesno-organizacijskega kot tudi tehničnega vidika. Digitalizacija notranjega nabavnega poslovanja se zato širi na zunanje poslovanje, kar pa je v resnici mnogo več kot samo elektronska izmenjava dokumentov. Dobavitelji se lahko po eni strani vključijo v oblikovanje nabavnih zahtev, po drugi strani pa se zagotovi vključenost v pripravo ponudbe. Rešitve v oblaku omogočajo enostavno izmenjavo nabavnih informacij in dokumentov ter interaktivno sodelovanje pri nabavnih poslih, kar pripomore k oblikovanju optimalnih rešitev za oba partnerja.

Nam zadošča ERP – ali res?

Zmotno je mišljenje, da se nabavni proces v celoti lahko zgodi samo v sistemu ERP. Čeprav so v njem lahko shranjeni nabavni dokumenti ter se sprožajo materialne in finančne transakcije, pa je kronična bolezen sistemov ERP pomanjkanje podpore za delovne postopke in naprednih funkcij za sodelovanje. Po drugi strani tudi rešitve za digitalno poslovanje ne morejo učinkovito delovati brez sistema ERP kot vira matičnih podatkov za celoten poslovni proces. Tesno povezovanje sistema ERP in procesno-dokumentnih rešitev za digitalno nabavno poslovanje tako sestavlja tisto zmagovito kombinacijo, ki prinaša kar najbolj urejen, učinkovit, sledljiv in na koncu tudi najcenejši nabavni proces.

FINANCE
Evropska komisija krepko izboljšala napoved o rasti za Slovenijo 6

Pri evropski komisiji pričakujejo, da se bo slovenski BDP letos okrepil za 4,7 odstotka, v letu 2018 pa za 4odstotke

SUBV
Članki
Članki Ste slišali, da bo na voljo denar EU za brezplačni Wi-Fi? Za vas smo prebrali drobni tisk 6

Države članice so danes dosegle dokončni dogovor, ki bo omogočil vzpostavitev javnih točk za brezplačni dostop do Wi-Fi prek evropsko...

FINANCE
Članki
Članki Evropski finančni ministri tokrat o reformi DDV in obdavčitve dela

Davki … in davki - ti bodo zaznamovali ponedeljkovo zasedanje evrskih finančnih ministrov ter torkovo zasedanje finančnih ministrov...

FINANCE
Članki
Članki Kdo je Andrej Babiš, češki Trump in verjetni novi češki premier

Andrej Babiš ima dar, da ljudje v njem vidijo tisto, kar hočejo – na primer borca proti korupciji, čeprav so ga maja kot finančnega...

FINANCE
Članki
Članki Prelom: ECB je začela opuščati spodbujevalne ukrepe – kaj to pomeni za ceno vaših posojil? 2

Šef ECB Mario Draghi sporoča: ECB bo kmalu, že januarja 2018 začela opuščati spodbujevalne ukrepe, s katerimi je doslej trg zalivala...

FINANCE
Članki
Članki Evroposlanci tudi o širitvi šengna na Bolgarijo in Romunijo ter o Ryanairu 6

Na plenarnem zasedanju od 2. do 5. oktobra v Strasbourgu bodo govorili tudi o šengnu, brexitu, ustanovitvi evropskega javnega tožilstva...

PRO
Članki
Članki Koliko vas stane kognitivna lenoba?

Zaradi nagnjenosti k statusu quo ne opustimo slabih navad in ne začnemo privzemati dobre.