Eva Boštjančič vsi članki avtorja

7.5.02 17:34 dop. 8.5.02 15:37

Zakoračili smo v novo tisočletje, selekcijski postopki pri izbiri novih kadrov v podjetjih pa so skoraj nespremenjeni. Vabilo na pogovor, pogovor in morda še izpolnjevanje kakšnih vprašalnikov. V povprečju dobi kandidat nato odgovor v štirinajstih dneh. Pozneje se morebitni delodajalec še enkrat ali dvakrat sestane z najprimernejšimi kandidati in na koncu sprejme odločitev. Bomo tako še dolgo kadrovali?

V svetu se pojavljajo nove metode, ki se od starih in že uveljavljenih razlikujejo predvsem po tem, da so učinkovitejše, racionalnejše in zato tudi hitrejše. S hitrim korakom in spontano prihajajo tudi k nam.

Prijava na razpisano delovno mesto

Še pred slabim letom je prinesel skoraj vse prijave kandidatov v podjetje poštar ali smo jih prejeli po faksu. Večina jih je bila napisana na računalnik, nekaj smo jih prejeli tudi spisanih na roko, vse pa so bile podpisane z lastnoročnim podpisom. Danes prejmemo največ prijav po e-pošti. Življenjepisi so bogatejši, opremljeni so celo z linki univerz, šol, izobraževalnih ustanov, kjer so se kandidati šolali in izobraževali. Tako lahko v vsakem trenutku prek spleta preverimo, katere predmete je imel kandidat na univerzi ali kaj denimo pomeni dosežena četrta stopnja znanja tujega jezika v določeni jezikovni šoli. Po referencah o določenem kandidatu lahko zdaj vprašamo kar po e-pošti, saj nam kandidat zaupa in navede poleg imen referenčnih oseb tudi njihove elektronske naslove.

Te sodobne prijave so vsekakor preprostejše za shranjevanje in lažje za kopiranje, s tem pa priročnejše za posredovanje informacij o kandidatu njegovemu morebitnemu nadrejenemu. Iz njih lahko svetovalec ugotovi tudi posameznikovo uporabniško znanje računalnika (znanje o oblikovanju besedila, uporaba črkovalnika). Nekaj pa jim manjka - podpis. Nekaj osebnega, značilnega za posameznika, iz katerega se da delno sklepati tudi o značilnostih kandidatove osebnosti. Veliko kandidatov je vključilo v prošnjo poleg svojih osebnih podatkov tudi svojo fotografijo, najnaprednejši pa so rešili to zagato tako, da so dodali svoj podpis z optičnim čitalnikom.

Vabilo na pogovor

Včasih smo vabila na pogovor pošiljali klasično, danes vedno pogosteje vabimo kandidate tudi po e-pošti ali se za sestanek z njimi dogovorimo po mobilnem telefonu. Taka komunikacija omogoča predvsem svetovalcem in tudi kandidatom, ki prihajajo na pogovor, da se prilagajajo vedno bolj zasedenim urnikom poslovnih ljudi. S tem se izognemo izgovorom o neudeležbi na pogovorih, denimo da vabila kandidat sploh ni prejel ali je bil službeno zadržan.

Pogovor

Za selekcijski intervju vedno pogosteje skrbijo kadrovski delavci in svetovalci. Lastniki podjetij in vodilni menedžerji namreč ugotavljajo, da je njihov čas predragocen, da bi za uspešno izpeljavo izbirnega postopka porabili pet do deset delovnih dni. S tem, da je tudi uspešnost oziroma končni uspeh izbire iskane osebe do konca vprašljiv - morebiti ustrezne osebe sploh ne bo med prijavljenimi kandidati ali se izbrani kandidat na koncu premisli in ostane raje na sedanjem delovnem mestu. Zato menedžerji osnovni selekcijski postopek raje prepuščajo kadrovskim oddelkom znotraj podjetij ali se odločijo za sodelovanje z zunanjim kadrovskim svetovalcem. Drugi krog pogovorov pa ponavadi le prevzamejo v svoje roke. Tako najboljše kandidate tudi sami preverijo, jih ustrezno motivirajo ter se dogovorijo o sistemu nagrajevanja (slednje velja predvsem za menedžerska delovna mesta).

Zdaj pogovori vedno pogosteje potekajo na videokonferencah, gre za slikovne informacije po spletu. Predvsem je tako pogovarjanje primerno za kandidate, ki so dalj časa odsotni iz kraja bivanja (zaradi daljše službene poti ali dela v tujini).

Testiranje

Še pred nekaj leti so kandidati, ki so obiskali naše podjetje, po končanem pogovoru dobili svinčnik ter izpolnili nekaj vprašalnikov, ki so se nanašali na ocenjevanje njihovih menedžerskih sposobnosti in znanj. Ta postopek je bil razmeroma dolgotrajen za kandidata, ves čas je bil pod časovnim pritiskom, saj so ga na trenutnem delovnem mestu čakale še druge obveznosti, hkrati pa je bil to razmeroma neizkoriščen čas za izvajalca testiranja. Po končanem testiranju je sledila še obdelava oziroma tako imenovano vrednotenje vprašalnikov. Šele končni rezultat je povedal, katere so prednosti ali slabosti posameznika.

Zaradi vse širšega računalniškega opismenjevanja so tudi kadrovske službe začele razmišljati bolj informacijsko. Poleg sobe za pogovore so postavile še mizo z računalnikom, na katerem je kandidat rešil vprašalnike, za katere je kadrovski menedžer menil, da jih potrebuje za čim boljšo napovedno vrednost uspešnosti kandidata na razpisanem delovnem mestu.

Nekateri smo šli še korak naprej. Pravzaprav smo pred dvema letoma iskali odgovor na vprašanje, kako z obsežnim svežnjem vprašalnikov testirati 300 zaposlenih v enem podjetju. Če bi se tega vprašanja lotili klasično, po papirni poti, bi vrednotili vprašalnike vsaj štirinajst dni. Ker pa so bili v podjetju informacijsko zelo razviti in je imel vsak drugi zaposleni neposreden dostop do spleta, smo pripravili testiranje prek spleta.

To je zelo olajšalo izpolnjevanje vprašalnikov in tudi delo svetovalcev. Kandidat lahko načrtuje čas, ki ga bo porabil za izpolnjevanje naročenih vprašalnikov, rešuje jih lahko celo od doma ali v podjetju, po končanem delovnem dnevu. Prednost je tudi v tem, da zaposlenim ni treba hoditi v svetovalno podjetje, temveč se s svetovalci prvič srečajo na pogovoru, ki se organizira šele, ko svetovalec že ima rezultate izpolnjenih vprašalnikov. Testiranje prek spleta je učinkovito in uporabno tako pri izbirnih postopkih kot pri načrtovanju razvoja kadrov.

Obveščanje o sprejetih odločitvah

Ko podjetje sprejme odločitev o uspešno končanem izbirnem postopku, je lepo, da izbranega kandidata obvesti direktor sam. Najbolj priporočamo telefonski klic, saj bo ta kandidata še dodatno spodbudil k zaposlitvi v novem podjetju. Če kandidata pokliče direktor in si vzame toliko časa, da mu še razloži določene nadaljnje postopke pred uradno zaposlitvijo, gotovo verjame vanj.

Tehnika gre naprej in prav zaradi sodobnih elektronskih oblik poslovanja se kupi fasciklov v kadrovskih oddelkih nižajo, hkrati pa se večata urejenost in preglednost podatkov. Čeprav je bilo omenjenih le nekaj "olepšav" izbirnega postopka, ki pa se vrtijo predvsem okrog vse pogostejše uporabe e-pošte in svetovnega spleta, je izbira kadrov z vidika kadrovskega delavca danes veliko preprostejša, prijaznejša in tudi hitrejša. Vendar pozor - tehnologija gre naprej, morda bomo čez nekaj let izbirali svojo delovno skupino le še prek računalnika. Tudi to je mogoče.